Księgowa w firmie – zawód pełen przepisów i odpowiedzialności

Rola księgowości w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa

Księgowość stanowi jeden z fundamentów prawidłowego funkcjonowania każdej organizacji. To dział odpowiedzialny za systematyczne dokumentowanie wszystkich operacji gospodarczych, które wpływają na sytuację finansową podmiotu. Dzięki prawidłowo prowadzonej księgowości możliwe jest wyliczenie zobowiązań podatkowych, ale również podejmowanie trafnych decyzji zarządczych. Należy przy tym pamiętać, że księgowość, choć istotna, nie funkcjonuje w oderwaniu od reszty firmy. Jest częścią rachunkowości, która obejmuje także sprawozdawczość finansową oraz kontrolę wewnętrzną. Profesjonalne usługi w tym zakresie świadczy Księgowa Lublin Danuta Wojtaszko, zapewniając kompleksową obsługę rachunkową dopasowaną do potrzeb firm działających w różnych sektorach.

Formy prowadzenia księgowości a obowiązki przedsiębiorcy

Polskie przepisy dopuszczają dwie podstawowe formy prowadzenia ewidencji księgowej: uproszczoną oraz pełną.

• Uproszczona księgowość (np. podatkowa księga przychodów i rozchodów lub ryczałt ewidencjonowany) przysługuje mniejszym przedsiębiorcom, w szczególności osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą. Wiąże się z uproszczoną formą dokumentowania operacji i mniejszym zakresem obowiązków sprawozdawczych.
• Pełna księgowość, prowadzona w formie ksiąg rachunkowych, jest wymagana m.in. w spółkach kapitałowych oraz w przypadku przekroczenia określonego limitu przychodów.

Wybór formy ewidencji nie wpływa jednak na wagę obowiązków osoby zajmującej się księgowością. Zarówno przy uproszczonej, jak i pełnej księgowości konieczne jest rzetelne prowadzenie dokumentacji zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz regulacjami podatkowymi.

Zakres obowiązków księgowej według przepisów prawa

Do głównych zadań księgowej należy prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami, księgowanie dokumentów sprzedażowych i zakupowych, rozliczanie składek ZUS oraz przygotowywanie i przesyłanie deklaracji podatkowych do urzędów skarbowych. Oprócz tego księgowa sporządza raporty finansowe, bilanse, zestawienia oraz inne opracowania potrzebne do wewnętrznej analizy sytuacji firmy.

W niektórych przypadkach, zwłaszcza w mniejszych podmiotach, księgowa przejmuje również zadania z zakresu kadr, takie jak zgłaszanie pracowników do ZUS, wyrejestrowywanie po zakończeniu umowy, czy przygotowywanie deklaracji ubezpieczeniowych. Należy jednak odróżniać funkcje księgowe od kadrowych, ponieważ różnią się podstawami prawnymi oraz zakresem odpowiedzialności.

Odpowiedzialność księgowej – ujęcie prawne i praktyczne

Chociaż odpowiedzialność za rachunkowość przedsiębiorstwa ponosi formalnie kierownik jednostki (np. członek zarządu), to w praktyce to księgowa odpowiada za prawidłowe ujęcie danych w księgach i ich zgodność z przepisami. W przypadku rażących zaniedbań lub działań na szkodę pracodawcy, osoba wykonująca zawód księgowego może ponieść odpowiedzialność cywilną lub karną.

Brak odrębnej ustawy regulującej odpowiedzialność zawodową księgowego sprawia, że należy posiłkować się przepisami różnych aktów prawnych, takich jak: ustawa o rachunkowości, ordynacja podatkowa, kodeks karny skarbowy, kodeks pracy, a także ustawy dotyczące systemu ubezpieczeń społecznych i powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego. Odpowiedzialność księgowej może przybrać postać odpowiedzialności majątkowej, dyscyplinarnej, a w skrajnych przypadkach karnej, jeżeli udowodnione zostanie celowe działanie na szkodę podmiotu.

Jakie kwalifikacje i cechy powinna posiadać osoba wykonująca zawód księgowego?

Droga do zawodu księgowego może mieć różne formy, jednak każda z nich wymaga odpowiedniego przygotowania merytorycznego i praktycznego. Kandydat powinien posiadać przynajmniej średnie wykształcenie kierunkowe oraz dwuletnią praktykę, zakończoną pozytywnym wynikiem egzaminu przed Ministrem Finansów. W przypadku ukończenia studiów wyższych, szczególnie na kierunkach takich jak finanse i rachunkowość, ekonomia, administracja czy prawo wymagany jest trzyletni staż zawodowy, przy czym egzamin państwowy nie jest wówczas konieczny.

Oprócz kwalifikacji formalnych ważne są także cechy osobiste, które ułatwiają wykonywanie codziennych obowiązków. W zawodzie księgowego liczy się przede wszystkim dokładność, odpowiedzialność, umiejętność pracy pod presją czasu oraz systematyczność. Istotna jest również odporność na stres, zdolność analitycznego myślenia oraz znajomość i bieżące śledzenie zmian w przepisach prawa podatkowego i rachunkowego. Księgowa powinna również potrafić współpracować z innymi działami firmy, a w przypadku pracy w biurze rachunkowym z wieloma klientami jednocześnie.

Współczesna księgowość wymaga także obsługi specjalistycznych programów finansowo-księgowych oraz umiejętności poruszania się w systemach teleinformatycznych administracji publicznej (np. e-Deklaracje, PUE ZUS, KSeF).

Zawód księgowej wiąże się z dużą odpowiedzialnością i wymaga zarówno wiedzy merytorycznej, jak i praktycznej znajomości przepisów. Choć odpowiedzialność za rachunkowość ponosi formalnie kierownictwo jednostki, to właśnie księgowa odpowiada za rzetelne prowadzenie dokumentacji i prawidłowe rozliczenia. W zmieniającym się otoczeniu prawnym i technologicznym rośnie znaczenie tego zawodu, dlatego stałe podnoszenie kwalifikacji oraz umiejętność stosowania aktualnych regulacji pozostają niezbędne dla właściwego wykonywania codziennych obowiązków.